BELEIDSPLAN
BELEIDSPLAN OPEN DE POORT
Vooraf
De voormalige stichting De Poort gaf begin 2023 te kennen, dat zij per 1 augustus met de activiteiten zou stoppen.
In het voorjaar was er nog enige hoop op een doorstart. Echter, dit bleek niet mogelijk.
Ondergetekenden, en met ons veel andere mensen die zich betrokken voelden bij De Poort, vonden het verschrikkelijk als het cursuscentrum op deze prachtige, inspirerende plek verloren zou gaan.
Het nieuwe initiatief om te kijken of de ruimte in het voormalig klooster behouden kon blijven voor activiteiten moest dus vanaf nul beginnen.
Onze nieuwe stichting is opgericht op 25 mei 2023.
Sinds 1 augustus 2023 zijn we gestart met onze activiteiten, zoals beschreven in het plan. Deze kunt u tevens vinden op onze website, die nog wel in oprichting is.
Omdat er verwarring ontstond over de naam van onze nieuwe stichting hebben we uiteindelijk gekozen voor Open de Poort.
We wensen u veel leesplezier!
Trijny Sants: voorzitter en tijdelijk secretaris
Yke Radema: penningmeester
Pablo ter Borg: PR & algemeen lid
NAAM VAN DE STICHTING: OPEN DE POORT (OdP)
Centrum voor zingeving en spirituele groei
We starten met een aantal belangrijke gegevens en uitgangspunten. Deze komen verderop in dit plan aan de orde.
- Open de Poort is een ideële stichting. We hebben onze identiteit (visie, missie) nieuw geformuleerd, waarbij we ook het maatschappelijk belang benoemen. In de identiteit spelen begrippen als zingeving, spirituele groei, levensbeschouwing, verdieping, bezieling, vergroten bewustzijn, levenspad, bezinning, warmte, rust, stilte een grote rol.
- Deze identiteit wordt vanzelfsprekend vertaald in onze strategie. En komt dus terug in de activiteiten, docenten, doelgroepen/cursisten, communicatie, relaties, samenwerkingsverbanden, netwerk, enz.
- We streven ernaar om de bestaande en soortgelijke activiteiten aan de Moesstraat 20 zoveel mogelijk te behouden of uit te breiden. We verwachten dat een deel van de docenten van de Friesestraatweg zijn weg vindt naar onze locatie. En daarnaast willen we nieuwe initiatieven ontplooien die goed in onze missie passen.
- Uit financiële overwegingen worden we een vrijwilligersorganisatie. Er hebben zich 25-30 mensen gemeld die mee willen denken en zich in willen zetten. Een deel van hen zal vrijwilliger willen worden. Dit is voldoende om te starten.
- We gaan de lasten aanzienlijk verlagen: geen mensen in dienst en geen 2e locatie huren. Dit maakt al dat onze baten en lasten meer in evenwicht zullen zijn.
- We gaan daarnaast inkomsten genereren uit: donaties, ontwikkelen van “Vrienden van Open de Poort”, subsidies, fondsenwerving en crowdfunding.
- We gaan een vrijwilliger werven om de financiële administratie op orde te houden. Voor de overall controle per jaar overwegen we een externe deskundige in te huren.
- We gaan nieuwe initiatieven ontplooien of bestaande contacten aanhalen, zoals: Kerk in Stad, Stadsklooster Groningen, buurt meer betrekken, zichtbaar worden in de Wijkkranten, 20-30 jarigen trekken, meer samenwerking zoeken met bestaande relaties, het netwerk vergroten.
- We gaan onze interne bedrijfsvoering eenvoudiger maken: minder administratieve en financiële taken. Dit realiseren we bijvoorbeeld doordat opgave en betaling door de cursisten bij de cursusleiders plaatsvinden.
- We gaan activiteiten organiseren voor vrijwillige medewerkers, cursusleiders, vrienden van Open de Poort, donateurs. Zodat er intern een grotere verbondenheid ontstaat.
DE VOLGENDE HOOFDSTUKKEN KOMEN AAN BOD
VISIE EN MISSIE
DE ORGANISATIE: ACTIVITEITEN, BEDRIJFSVOERING EN BESTUUR
VRIJWILLIGERSORGANISATIE
NIEUWE IDEEËN EN ONTWIKKELINGEN
HOE FINANCIEEL GEZOND?
GROOTSTE UITDAGINGEN
BIJLAGE: BEGROTING
VISIE EN MISSIE
Visie = het hogere doel, het ideaalbeeld, de toekomstdroom
Het leven van mensen verrijken, verdiepen en verlichten om zo een bijdrage aan onze maatschappij te leveren.
Missie = wat ga je doen, voor wie, hoe? Identiteit van de organisatie
We leven in een wereld waarin oude vertrouwde instituties verdwijnen. Bepaalde zekerheden vallen weg. De ongelijkheid tussen mensen neemt toe. De kerken trekken steeds minder mensen. De individualisering in onze maatschappij neemt verder toe.
Mensen voelen zich te vaak onveilig.
Veel mensen zijn derhalve zoekende naar houvast. Wie ben ik, wat is mijn rol in deze wereld en hoe kan ik die vervullen? Op zoek naar diepere inzichten in zichzelf of het leven. En meestal ook naar verbondenheid met anderen. Een dergelijke zoektocht kan, als iemand hiervoor open staat, leiden naar het hogere of het mystieke dat zich bij zulke ontwikkelingen kan aandienen.
De Wereldgezondheidsorganisatie (WHO) noemt spiritualiteit de vierde dimensie van het menselijk leven, naast lichamelijke, psychische en sociale dimensies. Spiritualiteit beïnvloedt indringend de andere dimensies van het menselijk leven.
Met onze activiteiten willen wij mensen in onze maatschappij helpen om deze vierde dimensie van het leven te vinden, te vormen en te versterken. Zodat zij hun eigen antwoorden kunnen zoeken, hun levenspad verrijkt of lichter kunnen vervolgen.
Het voormalige klooster, waar Open de Poort is gehuisvest, stond in de Joods-Christelijke traditie. Met respect en ruimte voor andere religies en levensbeschouwingen. Er was altijd al veel ruimte voor diverse levensovertuigingen. Als ‘Centrum voor zingeving en spirituele groei’ sluiten wij hierbij aan.
Er zijn vele wegen en vormen die mensen kunnen ondersteunen in hun zoektocht naar antwoorden op hun levenspad. We bieden daarom een breed scala van activiteiten op het gebied van levensbeschouwing, spiritualiteit, bezieling, persoonlijke groei, mystiek, creativiteit, filosofie, gezondheid, beweging en verstilling.
Dit doen we onder meer in de vorm van cursussen, workshops, lezingen en (pelgrims)wandelingen. Deze activiteiten kunnen we alleen aanbieden, dankzij de gepassioneerde zorg en aandacht van onze cursusleiders en gastsprekers. En vanzelfsprekend door de grote en enthousiaste inzet van onze vrijwillige medewerkers.
Onze activiteiten vinden plaats op een centrale locatie in Groningen: in een voormalig klooster, een prachtige plek om inspiratie op te doen, anderen te ontmoeten, maar ook om verstilling te zoeken en tot innerlijke rust te komen.
ORGANISATIE
We zijn een ideële stichting met een onbezoldigd bestuur. We hebben een ANBI-status.
De organisatie bestaat uit 3 onderdelen
- De (kern)Activiteiten
- De ondersteunende Bedrijfsvoering/Staf
- Het Bestuur
Het draait allemaal vanzelfsprekend om de activiteiten binnen Open de Poort. Alle inspanningen moeten erop gericht zijn om de activiteiten van de stichting optimaal te laten verlopen, waarbij ieder onderdeel vanzelfsprekend ook eigen taken en verantwoordelijkheden heeft.
Bestuur en Bedrijfsvoering ondersteunen en faciliteren de (kern)activiteiten van onze organisatie.
Open de Poort vormt een gemeenschap met een platte organisatiestructuur, waarin een ieder voor de eigen taken een grote mate van zelfredzaamheid en zelfsturing heeft. Dit vraagt wel de nodige afstemming en coördinatie binnen en tussen de verschillende taken en onderdelen! Daarnaast geven de Activiteiten en Bedrijfsvoering op gezette tijden input aan het Bestuur, zodat het Bestuur weet wat er speelt, de juiste koers heeft (of kan bijsturen) en de juiste besluiten kan nemen.
De Activiteiten
De kernactiviteit is “de belangrijkste (primaire) activiteit van een onderneming of organisatie.” Hiermee bereiken we onze cursisten en klanten. Bieden we onze dienstverlening aan. Hier draait het om!
Van belang zijn:
- Het bepalen van activiteiten die binnen onze missie vallen.
- Het aantrekken van geschikte docenten/cursusleiders/sprekers.
- Ontwikkelen en samenstellen van het programma: cursussen, workshops, lezingen, concerten, enz.
- Organiseren van het programma.
- Communicatie rond het programma: website, nieuwsbrief, folders, aankondigingen.
- Contractbeheer en administratie.
- Dagelijkse gang van zaken rond de activiteiten.
- Ontwikkelen van nieuwe activiteiten.
- Nieuwe doelgroepen aantrekken.
- Verhuur van ruimtes en aantrekken van nieuwe huurders.
- Organiseren van 1-2 leuke ontmoetingen per jaar voor bestuur, vrijwillige medewerkers, cursusleiders, (donateurs) en Vrienden van Open de Poort.
- Contacten onderhouden met cursusleiders.
- Afstemming met onderdelen van de bedrijfsvoering (financiën, ICT, communicatie, marketing, facilitaire zaken).
- Afstemmen met het bestuur.
- Zorgen dat er voldoende geld binnenkomt om het voortbestaan van Open de Poort te garanderen. In 1e instantie uit de Activiteiten en vervolgens uit donaties, subsidies, fondsenwerving e.d.
Het zal mede afhankelijk zijn van het aanbod van vrijwilligers hoe we dit het beste kunnen organiseren. Het moeten kandidaten zijn die goed kunnen organiseren en plannen, kennis van het werkveld hebben, met de computer kunnen omgaan en in staat zijn om onderling met elkaar te communiceren, maar ook met de vrijwillige medewerkers in de bedrijfsvoering en met het bestuur.
De ondersteunende bedrijfsvoering/staf
We onderscheiden de volgende onderdelen:
- Financiën (boekhouding, jaarrapporten, jaarverslagen, subsidies, fondsenwerving, enz.)
- ICT (o.a. hard- en software, bouwen en onderhouden van de website)
- Juridische aangelegenheden
- Communicatie (onder meer alle uitingen op papier en digitaal, nieuwsbrief, onderhouden contacten met relaties)
- Marketing (doelgroepen, donaties, subsidies, fondsenwerving)
- Facilitaire Zaken (gebouw, toegang gebouw/sleutel/bel, inrichting van de cursusruimtes, inrichting van het kantoor, schoonmaak, klein onderhoud gebouw, tuin, enz.)
- Gastdame/gastheer (ondersteunen van de cursusleiders bij aanvang van hun cursus, ontvangen bezoekers, beantwoorden vragen, kleine schoonmaak, enz.)
De onderdelen van de bedrijfsvoering hebben 3 kerntaken:
- Uitvoering van de eigen (soms specialistische) taken.
- Ondersteunen van het Programma/de Activiteiten van Open de Poort.
- Rapportages genereren voor het bestuur, gevraagd en ongevraagd advies geven
Het bestuur
We streven naar een bestuur van 5 personen: voorzitter, penningmeester, secretaris en 2 algemene leden. Op dit moment zijn we met 3 bestuursleden.
Kerntaken van het bestuur zijn:
- Het formuleren van beleid en het nemen van besluiten.
- Zorgen voor voldoende geld, mensen en middelen en controle hierop.
- Zorgen voor coördinatie tussen de 3 onderdelen.
- Communiceren met belangrijke externe partijen.
Het bestuur is betrokken bij de Activiteiten en de Bedrijfsvoering. Om dit te verankeren kunnen we kiezen voor de linking pin. Ieder bestuurslid doet de afstemming met 2 onderdelen van de Bedrijfsvoering of de Activiteiten.
Bijvoorbeeld: de secretaris doet de afstemming met Communicatie/Marketing en een deel van het Activiteitenprogramma.
De bestuursleden zijn onbezoldigd. Zij ontvangen een vergoeding voor gemaakte kosten.
VRIJWILLIGERSORGANISATIE
Verder is het uitgangspunt dat we zoveel mogelijk de taken invullen met vrijwillige medewerkers. Zij vormen het kloppende hart van Open de Poort.
Het werken met bijna uitsluitend vrijwilligers is niet makkelijk te organiseren. Je wordt als organisatie kwetsbaarder op het gebied van benodigde deskundigheid en continuïteit.
De taken en verantwoordelijkheden van de functies zullen beschreven worden. Evenals de benodigde kennis en het aantal uren. Er zullen dus duidelijke eisen aan de vrijwillige medewerkers gesteld worden. Dat moeten kandidaten willen en kunnen.
Dan volgt er een vorm van sollicitatieprocedure, waarbij mensen hun belangstelling kenbaar kunnen maken. En gesprekken om hun geschiktheid te beoordelen.
De inzet van vrijwilligers kan enorm verschillen. Dit heeft onder meer te maken met de zwaarte en de grootte van de taken die iemand op zich neemt.
Op voorhand is de inschatting dat een substantiële vrijwillige functie gemiddeld tussen 2-4 uur per week of per 2 weken kost. Bepaalde werkzaamheden dienen zich onregelmatig aan. Dat vraagt dan een andere inzet van de vrijwilliger, soms meer en soms minder.
Er zijn ook kleinere vrijwillige taken.
Er hebben zich 25-30 mensen gemeld die iets willen betekenen voor Open de Poort. We moeten echter nog in kaart brengen wat deze mensen willen, welke deskundigheid ze hebben en hoeveel uren ze kunnen werken als vrijwilliger. Dit doen we z.s.m.
Daarnaast zijn ondergetekenden in hun eigen netwerk en via-via mensen aan het polsen/werven.
De vrijwillige medewerkers zijn erg belangrijk! Om dit te onderstrepen en hen te bedanken worden er ieder jaar zeker 2 leuke activiteiten voor hen georganiseerd.
NIEUWE IDEEEN EN ONTWIKKELINGEN
Rol van cursusleiders binnen Open de Poort
Cursus- en workshopleiders zijn het goud van onze organisatie! Zij hebben de contacten met de cursisten. Zij bepalen de kwaliteit van hun cursus en workshop, zij bepalen grotendeels de tevredenheid van de cursisten en of deze terugkomen.
Onze inspanningen moeten er tevens op gericht zijn om de cursusleiders zoveel mogelijk te ontzorgen, zodat zij zich tijdens de cursus primair op de cursisten en hun cursus kunnen richten.
Dit vraagt vooral, dat we alles goed organiseren en dat facilitaire zaken in orde zijn.
Een aantal cursusleiders organiseert op structurele basis een activiteit, waarvan de inkomsten aan Open de Poort worden gedoneerd! Dank hiervoor.
Cursus- en workshopleiders kennen elkaar, vormen een netwerk. Via deze route melden zich weer bekende of nieuwe cursusleiders bij Open de Poort om een activiteit te organiseren.
Vermindering van administratieve en financiële taken voor Open de Poort
Het is zinvol om te kijken waar we werkzaamheden op een logische manier kunnen samenvoegen of taken kunnen verminderen.
Opgave en betaling doen de cursisten in principe bij de cursusleiders. Dit vindt al vaak plaats, maar dit kunnen we nog verder realiseren. Dit vermindert de administratieve en financiële last voor ons. Open de Poort hoeft dan alleen nog af te rekenen met de cursusleider voor de diensten en faciliteiten die deze afgenomen heeft.
Als we dit realiseren kunnen we ook volstaan met een vrij simpele boekhouding.
Nieuwe doelgroepen zien te bereiken, uitbouwen van samenwerkingsverbanden
- De buurtbewoners.
- Meer bekendheid via Wijkkranten realiseren.
- Jongeren tussen 20-40.
- Studenten van het Moeshoes, medebewoners van ons pand.
- Kerken in het centrum van Groningen: Nieuwe Kerk, Lutherse Kerk, Pepergasthuiskerk, enz.
- Stadsklooster Groningen, Groninger Studenten Pastoraat, blad “Kerk in Stad”.
HOE BLIJVEN WE FINANCIEEL GEZOND?
Onze opgave bij de nieuwe start is het verminderen van lasten en het verhogen van inkomsten.
Verminderen van lasten
Omdat we een nieuwe stichting moesten oprichten waren oprichtingskosten onvermijdelijk. Het laten bouwen van een nieuwe website eveneens. Daar komen hosting en andere kosten overheen. Verder moeten er diverse verzekeringen afgesloten worden. En hebben we faciliteiten nodig in het pand voor internet, tv, enz.
We zien de volgende mogelijkheden om de lasten te verminderen:
- Werken met vrijwillige medewerkers. Alleen in uitzonderlijke gevallen een deskundige tijdelijk inhuren.
- We ontplooien onze activiteiten vanaf 1 locatie, namelijk de Moesstraat 20, waar we ruimtes huren in het voormalige klooster.
- Door vermindering van administratieve en financiële werkzaamheden.
- Energiekosten zo laag mogelijk houden.
- Onderzoeken of er betaalbare (kleinere) duurzaamheidsmaatregelen genomen kunnen worden.
Het voormalig klooster is een oud gebouw met oude voorzieningen. Energieverbruik is hierdoor zeker een aandachtspunt. We zullen, naast de bestaande maatregelen, zoveel mogelijk eenvoudige energiebesparende maatregelen uitvoeren, om de kosten zo laag mogelijk te houden.
Verhogen van de inkomsten
Om onze financiële positie veilig te stellen denken we aan de volgende acties en mogelijkheden:
- Hogere bezettingsgraad van de (cursus)ruimtes op onze locatie in de Moesstraat realiseren.
- Meer cursisten en/of andere doelgroepen binnenhalen: buurtgenoten, jongeren
- Intensiveren van de verhuurfunctie voor zorgaanbieders.
- “Vriend van Open de Poort” opzetten. Dit is een methode die veel door ideële stichtingen gebruikt wordt. Dit genereert jaarlijks een vast bedrag. Daar staan – als dank – wel een aantal activiteiten tegenover.
- Subsidies en fondsenwerving.
- Dit zal meer incidenteel zijn, voor de doorstart of een project.
- Giften, schenkingen. Dit verder onderzoeken.
Vanzelfsprekend gaan we ruim aandacht besteden aan alle mensen die Open de Poort financieel ondersteunen of onbaatzuchtig werk verrichten. Om de verbondenheid binnen deze groep mensen te vergroten en onze dank te tonen, gaan we op jaarbasis een leuke ontmoeting voor hen organiseren.
GROOTSTE UITDAGINGEN
Dit zijn in onze ogen
- De financiën, evenwicht in baten en lasten.
- De inzet, deskundigheid en continuïteit van vrijwilligers.
- De inzet, deskundigheid en continuïteit van het bestuur.
- De continuïteit in de activiteiten.
- Het onderhoud, de duurzaamheid en de energiekosten van het gebouw.
BIJLAGE: begroting van Open de Poort
Yke Radema
Pablo ter Borg
Trijny Sants
6 september 2023